SISTEMAS DE RESPALDO Y RECUPERACION

Sin duda, una de la tareas más vitales para una empresa es la de asegurar su continuidad en caso de una contingencia que suponga la pérdida total o parcial de sus datos.
Los sistemas de información ofrecen soluciones basadas en productos de respaldo y recuperación de datos que permiten recomponer una situación anterior a la pérdida de los mismos. Estos sistemas permiten hacer ‘fotos’ en un instante de tiempo de la información clave para manejar los negocios, de manera que se pueda volver a esa situación consolidada y que suponga el mínimo impacto y el mínimo coste. Esto recibe el nombre de “procesamiento por lotes”.
Las empresas y los servicios públicos han de establecer mecanismos que les permitan protegerse frente a pérdidas no intencionadas o sabotajes. Esto sólo es posible mediante la externalización de sus copias de seguridad a una empresa especializada que disponga de un servicio y de unos protocolos que protejan los activos críticos de los sistemas de información, impidiendo que personas ajenas o empleados deshonestos accedan a los mismos y provoquen una situación de crisis grave, que podría desembocar en pérdidas irremediables.
Este mecanismo es tan válido para una gran corporación como para una pyme. Ambas, a su escala, precisan con la misma criticidad, disponer de una copia fiel de sus datos vitales para garantizar su continuidad. Guardar la copia en otras dependencias de la misma organización no es una solución, ya que no garantiza la adecuada protección frente a ataques internos. Se impone un mecanismo de protección profesional que libere a las empresas de esa responsabilidad.
Veamos algunos datos que ilustran las prácticas empresariales y que obligan a una reflexión.

➠El 80 por ciento de la pyme no tiene una protección adecuada de los datos (fuente: Information Technology Association of America -ITAA-).
➠El 40 por ciento de los gestores de TI no pueden recuperar los datos de sus copias de seguridad (fuente: Yankee Group).
➠El 64 por ciento de la pyme usa sólo copias locales para solucionar problemas frente a desastres (fuente: Gartner).
➠Motivos de pérdidas de datos (fuente: StorageWorld Conference):
➠56 por ciento, problemas de sistemas y equipos.
➠26 por ciento, errores humanos.
➠Nueve por ciento, corrupción del software.
➠Cuatro por ciento, virus.
➠Dos por ciento, desastres naturales.

Está claro que los procesos de generación de copias de seguridad son bastante deficientes en la pyme, inseguros en el momento de recuperación y solamente se utilizan mecanismos de copia local, a pesar de que hay motivos de pérdida irremediable de datos que delatan como insuficientes las copias locales.
A menudo, las soluciones tradicionales de respaldo de datos y de recuperación tampoco cubren las necesidades de toda una organización. Es preciso garantizar que una buena cantidad de datos que utilizan usuarios con movilidad se respaldan y se pueden recuperar adecuadamente. Los gestores de copias de seguridad no pueden copiar datos, con facilidad, cuando los usuarios están en dominios distintos al de su empresa, sin tener en cuenta que a pesar de estarlo, necesidades de confidencialidad, hacen aconsejable no disponer de copias locales de estos datos (adquisiciones, fusiones, auditorías, proyectos especiales, directivos, etc.).

Soluciones ‘on-line’

Es en estas ocasiones cuando es preciso y conveniente disponer de soluciones de copia y de recuperación de datos on-line. Como cualquier servicio telemático, existen dos factores fundamentales para hacer posible este tipo de servicios: ancho de banda suficiente y métodos de copia que permitan transmitir tan solo los cambios binarios de los archivos respaldados. Actualmente, las redes de comunicaciones ADSL permiten este tipo de tráfico y los mejores servicios incorporan tecnología que permite detectar sólo los bytes que cambian y, por tanto, hacer copias en un espacio pequeño de tiempo, evitando otro de los problemas clásicos: la ventana de copia disponible.
Es en este punto, cuando empresas, profesionales, autónomos y colectivos que precisan disponer de copias regulares de sus datos críticos, adoptan soluciones on-line. Las premisas que debe garantizar todo proveedor de este tipo de servicios de copia y recuperación on-line son: especialización, confidencialidad durante el tranporte de datos (cifrado), garantía de recuperación on-line, adaptación a la legislación vigente, servicio continuado e instalaciones de alta seguridad que aporten los elementos de tranquilidad sobre la invulnerabilidad de las mismas.

Hasta este momento, tecnológicamente hemos introducido el concepto de recuperación de datos on-line, frente a una recuperación clásica desde un soporte informático local, pero el concepto de copia de seguridad como un proceso por lotes se sigue manteniendo con sus limitaciones. Es preciso avanzar en servicios que garanticen que el proceso de copias y recuperación está alineado con la dinámica actual de los negocios online.
Las pymes están experimentando el mismo proceso que en su día experimentaron las grandes empresas, y su habilidad para competir está en relación directa al acceso a la información más reciente y de forma rápida. En la medida en la que crece la complejidad, el uso de sistemas de gestión sofisticados y el número de usuarios que dependen constantemente de los sistemas de información on-line, los mecanismos de copia de seguridad ‘por lotes’ se manifiesta bastante insuficiente. Los entornos de trabajo son altamente interactivos y dependen completamente de la informática. Los horarios se extienden puesto que hay ubicaciones en distintas partes del planeta que hacen que cada vez más, los procesos sean continuos. Esta actividad permanente pone cada vez más en riesgo a empresas que confían en un respaldo diario de sus datos. Si precisamos recuperar un archivo o una base de datos de la copia del día anterior, ¿será suficiente para que nuestra organización no sufra consecuencias negativas? Probablemente la respuesta no esté clara en algunos casos y en muchos otros tendrá efectos francamente negativos. A esto debemos añadir que los productos de copia de seguridad son complejos, requieren recursos (que se deberían aplicar en mejorar el negocio) y requieren especialización.

Dilema: ¿usar o tener?

Como consecuencia de esto, el dilema entre ‘usar’ o ‘tener’, se decanta claramente hacia el ‘usar’. Hasta ahora, las organizaciones se inclinaban por ‘tener’ tecnología que suponía inversiones elevadas, conocimientos y recursos especializados. Ahora prevalece el ‘usar’, que conlleva menos inversiones y compromisos con empresas que ofrecen servicios que descargan a las organizaciones de tareas complejas, que no aportan valor al negocio y que, además, se actualizan constantemente.
Nos encontramos ante un ‘punto de encuentro’ entre tecnología moderna y necesidades del mercado. Surge la tecnología, el mercado demanda soluciones y hay empresas que asumen el compromiso del servicio. Nuevas demandas, nuevos servicios.
Resumiendo, los datos deben respaldarse con velocidad y recuperarse fácilmente. Debe ser posible comprobar su utilidad. Deben guardarse copias externalizadas con capacidad de recuperación on-line. Deben estar permanentemente disponibles y deben cumplir con la legislación vigente en materia de protección de datos de carácter personal (LOPD) y otras buenas prácticas empresariales.
El outsourcing del servicio de copias de seguridad será la tendencia y para cubrir las necesidades de continuidad de las empresas, estos servicios deberán:

➠Permitir copias continuas de los datos cambiantes, superando el concepto de respaldo tradicional.
➠Permitir la recuperación local en caso de emergencia.
➠Mantener imágenes fieles de los servidores críticos, recuperables en un nuevo equipo de forma inmediata o en máquinas virtuales.
➠Permitir la recuperación on-line en caso de desastre.
➠Mejorar los niveles de servicio reduciendo costes.
➠Liberar a las empresas de complejidad, gestión no productiva y reorientar a los departamentos de tecnología a ser un real centro de coste alineado con el negocio.

El respaldo es una tarea compleja y es cada vez más un problema que impide a las empresas circular con fluidez, introduciendo atascos y peligros para garantizar la continuidad vital de las mismas. En un mundo en permanente cambio, es preciso introducir nuevos servicios de respaldo y recuperación de datos que garanticen a las empresas que su seguridad está on-line con el cambio permanente.